Ráðstefnusjóður Hugvísindastofnunar

I. Markmið

Markmið sjóðsins er að styrkja ráðstefnur og málþing sem haldin eru undir merkjum stofnana, stofa, deilda eða námsgreina innan Hugvísindasviðs og jafna þannig aðstöðu þeirra. Sjóðurinn er fjármagnaður með hluta af þeirri fjárveitingu sem Hugvísindastofnun fær frá Hugvísindasviði.

II. Umsóknarfrestur, úthlutun og ráðstöfun

Úthlutað er úr sjóðnum tvisvar á ári, 15. apríl (umsóknarfrestur til 1. apríl) og 15. desember (umsóknarfrestur 1. desember) nema annað sé auglýst.

Umsóknir eru metnar af stjórn Hugvísindastofnunar, eða verkefnisstjóra og stjórnarformanni í umboði hennar. Leitast er við að styrkja sem flestar ráðstefnur sem uppfylla skilyrði sjóðsins, en fjöldi styrkja og upphæðir ráðast þó af fjárhagsstöðu sjóðsins.

Styrkur er lagður inn á viðkomandi viðfangsnúmer innan Hugvísindasviðs. Styrkir eru að jafnaði greiddir þegar kostnaður liggur fyrir.

III. Sjóðurinn veitir styrki:

1. til innlendra og alþjóðlegra ráðstefna,
2. til hefðbundinna ráðstefna og netráðstefna,
3. til fyrirlestraraða.

Nánar um styrkina

Stofnanir og stofur sviðsins geta sótt um þessa styrki, einnig deildir og greinar en eindregið er hvatt til samstarfs við rannsóknastofnanir og -stofur sviðsins. Umsækjendur þurfa að hafa tryggt framlag á móti sjóðnum þar sem hann greiðir aldrei allan kostnað við ráðstefnu/málþing.

Viðmiðunarreglur (ekki er gerður greinarmunur á ráðstefnum og málþingum):

1. Ráðstefnan skal haldin á Íslandi og vera opin öllum sem áhuga hafa (með eða án skráningar) og auglýst með góðum fyrirvara á viðeigandi vettvangi (póstlistum og/eða vefsíðum).
2. Ráðstefnan skal haldin á vegum Hugvísindasviðs eða stofnunar/stofu/deildar/greinar innan Hugvísindasviðs og skal það koma skýrt fram í kynningum allra styrktra ráðstefna.
3. Ráðstefnuhaldið getur verið í samvinnu við aðra. Styrkir eru þó ekki veittir til ráðstefna nema starfsmenn sviðsins vinni að undirbúningi og framkvæmd að einhverju marki.
4. Dagskrá skal að lágmarki vera 2,5 klukkustundir/3-4 erindi og að jafnaði er skilyrði að fastir starfsmenn sviðsins, nýdoktorar eða doktorsnemar sem eru virkir í námi haldi erindi (undanþága er einkum möguleg fyrir ráðstefnur á sviði þverfaglegu rannsóknarstofanna).
5. Styrktar ráðstefnur skulu að jafnaði reknar gegnum verkefnisnúmer innan Hugvísindasviðs eða ráðstefnuþjónustu sem Hugvísindastofnun skiptir við.
6. Ef aðrir aðilar annast fjárumsýslu skal umsækjandi gera grein fyrir þætti sínum í undirbúningi og framkvæmd. Styrkur er aðeins veittur sé það framlag umtalsvert að mati stjórnar Hugvísindastofnunar. Sömuleiðis er gerð rík krafa um uppgjör.
7. Sérhver ráðstefna þarf að hafa fjárhagslegan bakhjarl, sem sjóðurinn metur traustan, sem samþykkir að greiða kostnað umfram tekjur og styrki ef þörf krefur. Verði afgangur af rekstri ráðstefnunnar skerðir það styrkinn. Í slíkum tilvikum renna allt að 100.000 kr. til bakhjarlsins sé hann innan Hugvísindasviðs en styrkur umfram það fellur niður. Afgangur af styrk er ekki greiddur til aðila utan Hugvísindasviðs. 
8. Hver stofnun/stofa/deild/grein getur fengið einn styrk á ári fyrir fyrirlestraröð sem hún heldur í eigin nafni, séu fyrirlestrar að lágmarki þrír. Styrkurinn er föst upphæð, kr. 50.000.
9. Hægt er að sækja um styrk allt að ári fyrir ráðstefnu/málþing/fyrirlestraröð eða í næstu úthlutun eftir viðburðinn.
10. Styrkur fellur niður ef viðburðurinn frestast um meira en ár. Þá er hægt að sækja um að nýju.

Þeir sem halda ráðstefnur eru hvattir til að sækjast eftir öðrum styrkjum til ráðstefnuhaldsins.

Styrkir fyrir ráðstefnur og málþing eru aðeins veittir fyrir ákveðnu hlutfalli kostnaðar upp að hámarki (sem er misjafnt). Styrkir eru því ekki föst upphæð.

Styrktir kostnaðarliðir:

1. Ráðstefna/málþing með skráningu fyrir fram: Undirbúningur eru áætlaður 4000 kr. á hvern skráðan þátttakanda.
2. Hefðbundin ráðstefna/málþing án skráningar: Undirbúningur eru áætlaður 1500 kr. á hvern þátttakanda (umsækjandi veitir upplýsingar um áætlaðan fjölda gesta að loknum viðburði).
3. Netráðstefna/netmálþing án skráningar fyrir fram: Undirbúningur eru áætlaður 6000 kr. á hvern fyrirlesara.
4. Kostnaður vegna boðsfyrirlesara (fyrir utan þóknun).
5. Kostnaður vegna húsnæðis.
6. Kostnaður vegna veitinga, annarra en hátíðarkvöldverðar ráðstefnugesta.
7. Kostnaður vegna aðstoðarfólks á sjálfri ráðstefnunni.
8. Annað sem fella má undir grunnkostnað við ráðstefnuhald og er greitt samkvæmt reikningum af viðfangsnúmeri innan Hugvísindasviðs. Þóknun til fyrirlesara er undanskilin í útreikningi á ráðstefnukostnaði.
9. Ef aðrir aðilar annast fjárumsýslu (sbr. 6. lið í viðmiðunarreglum) byggist útreikningur styrks, sé samþykkt að veita hann a) á fyrrgreindum viðmiðunum fyrir undirbúning, b) innsendum reikningum fyrir fargjald og gistingu boðsfyrirlesara, húsnæði fyrir ráðstefnuna og veitingar í kaffi- og matarhléum. Í slíkum tilvikum er ekki tekið tillit til annarra kostnaðarliða við útreikning á styrkupphæð.

Styrkur er veittur fyrir hluta af ofangreindum kostnaði, upp að hámarksstyrk.

Tegundir styrkja:

1. Innlendar ráðstefnur:
   Þær þurfa að uppfylla allar ofangreindar viðmiðunarreglur.
   Hámarksstyrkur er 125.000 krónur sé kostnaður 250.000 eða meira, ella 50% af kostnaði.
2. Innlendar ráðstefnur haldnar á vegum styrktra rannsóknarverkefna sem njóta hluta af samrekstrarfé.
   Þær þurfa að uppfylla allar ofangreindar viðmiðunarreglur.
   Hámarksstyrkur 65.000 sé kostnaður 250.000 eða meira, ella 25% af kostnaði.
3. Fyrirlestraraðir:
   Fyrirlestraröð með a.m.k. 3 viðburðum getur fengið fastan styrk, 50.000 kr.
4. Alþjóðlegar ráðstefnur (með a.m.k. 5 fyrirlesurum sem starfa erlendis):
   Þær þurfa að uppfylla allar ofangreindar viðmiðunarreglur.
   Hámarksstyrkur er 400.000 krónur sé kostnaður 800.000 eða meira, ella 50% af kostnaði.
5. Alþjóðlegar ráðstefnur haldnar á vegum styrktra rannsóknarverkefna sem njóta hluta af samrekstrarfé.
   Þær þurfa að uppfylla allar ofangreindar viðmiðunarreglur.
   Hámarksstyrkur 200.000 sé kostnaður 800.000 eða meira, ella 25% af kostnaði.

Fundir haldnir á vegum rannsóknarverkefna eru ekki styrktir, né lokuð málþing eða semínör á vegum rannsóknarhópa.

Samþykktar af stjórn Hugvísindastofnunar í nóvember 2021 með breytingum á áætluðum kostnaði við undirbúning 2023.

• Umsókn um styrk til ráðstefnu/málþings/fyrirlestraraðar